REKIS­TERIN­PITÄJÄ

Suomen meriarkeologinen seura ry (jatkossa MAS)

Kotipaikka: Helsinki

Yhdistysrekisterin numero 165271 ja Y-tunnus 1532406-7

Yhteyshenkilö tietosuojaa ja henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa:  MAS:n hallitus sekä jäsenrekisterivastaava rahastonhoitaja@mas.fi.

MITÄ HENKILÖTIETOJA YHDISTYKSEN TOIMINNASSA KÄSITELLÄÄN JA MIHIN TARKOITUKSIIN?

MAS käsittelee henkilötietoja sääntöjensä mukaisen toiminnan edistämiseksi. Toimintaa  edistetään muun muassa koulutuksin, seminaarein, tutkimusmatkoin sekä kenttätyö- ja muiden vastaavien tapahtumien avulla. MAS käsittelee henkilötietoja jäsenasioiden hoitamiseksi, toimintansa organisoimiseksi, viestintään jäsentensä kanssa sekä lainsäädännön ja muiden vastaavien määräysten noudattamiseksi. NASkoulutusta koskevat CMAS-, NAS- ja ISO-standardit vaativat kurssin järjestäjää säilyttämään oppilasta ja hänen kurssisuorituksiaan koskevia tietoja seitsemän vuoden ajan ja sen lisäksi niin pitkään kuin hän on MAS:n jäsen. Lisäksi MAS:n verkkopalveluja hyödyntävien jäsenten tietoja säilytetään niin kauan kuin heillä on pääsy ko. tietojärjestelmään.

MAS käsittelee muun muassa seuraavia jäsentensä tietoja:

• Jäsenten perustiedot (nimi, osoite, puhelinnumero, sähköposti, ikä, kotikunta, syntymäaika)
• Kansalaisuus (suoja-alue-, Sotamuseo- ja sotilasalueen lähestymisluvat)
• Jäsenhakemus
• Jäsenluokka, äänioikeus yhdistyksen kokouksissa
• Laskutusta ja laskuja koskevat tiedot (jäsenmaksun tiedot, tila ja maksutapa, kaasujen täytöt, varustevuokrat, kurssit ja –retket, matkat)
• Tieto siitä, että terveysselvitys on tehty (ISO-standardi 24803:2017)
• Kurssin aikana hyväksytysti suoritetut opintosuoritteet (ISO-standardi 24803:2017)
• Kortitustiedot kurssin hyväksytyn suorittamisen jälkeen (ISO-standardi 24803:2017)
• Kiinnostuksen kohteet (osallistuminen, toiminnan järjestäminen ja kehittäminen, sukelluskokemus)
• Henkilötiedot mahdollisista jäsenen erityisistä oikeuksista (esim. veneen kipparointiin oikeutetut, avainten haltijat yhdistyksen tiloihin)
• Sukelluskaasutäyttöjen kirjanpito (kaasun täyttäjä ja käyttäjä, jäsenen täytettävien pullojen tiedot) (TUKES)
• Sukupuoli (Sukeltajaliitto, viranomaiset)
• Jäsenen toimenpiteet tietojärjestelmissä
• Jäsenen alaan liittyvät julkaisut eri medioissa tai tutkimuksissa
• Jäsenen toiminta ja aktiivisuus kunniamerkkien myöntöperusteiden täyttämiseksi.

MAS saa käsittelemänsä henkilötiedot jäseniltään ja toimintatiedot tietojärjestelmistään tai julkisista lähteistä kuten mediasta ja sosiaalisista medioista.

MIKÄ ON HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTE?

MAS käsittelee jäsentensä henkilötietoja usealla tietosuojalainsäädännön edellyttämällä perusteella:

• Lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen (esim. yhdistyslain mukainen jäsenluettelo, jossa jäsenen nimi ja kotikunta)
• Oikeutetun edun perusteella (jäsenhakemus ja jäsenasioiden hoitaminen)
• Suostumukseen perustuen (esim. jäsentietojen luovutukset, jäsenen toiminnan seuranta).

KUINKA KAUAN HENKILÖTIETOJA SÄILYTETÄÄN?

MAS säilyttää henkilötietoja niin pitkään, kun jäsenyyteen liittyvien asioiden ja lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseksi on tarpeellista. Jäsenyyden päätyttyä henkilötiedot poistetaan pääsääntöisesti seuraavan kalenteri vuoden aikana. Kirjanpitomateriaalia säilytetään kirjanpitolain määrittelemä aika. Yhteistyösopimusten vaatimat tiedot esim. NAS-kortituksista säilytetään sopimuksen edellyttämä aika (7v.). Jäsenen henkilötietoa voidaan tallentaa pysyvästi seuran arkistossa oleviin dokumentteihin, joita voidaan luovuttaa Suomessa oleviin julkisiin arkistoihin kuten Kansallis-, kaupungin- tai Museoviraston arkistoon.

MIHIN TIETOJA LUOVUTETAAN?

Jäsenen pyynnöstä tai suostumuksella (suoja-aluelupahakemus, Sotamuseon lupahakemus, Museoviraston tutkimuslupa) MAS luovuttaa ko. viranomaiselle tiedon jäsenen nimestä, syntymäajasta, kansalaisuudesta sekä sukelluskokemuksesta ja meriarkeologisesta koulutuksesta.

MAS voi hyödyntää toiminnassaan ulkopuolisten ylläpitämiä sivustoja, (kuten Nimenhuuto.com), jolloin palveluntarjoaja toimii henkilötietojen käsittelijänä.

TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

JÄSENEN OIKEUDET

Jäsenellä on tietosuojalainsäädännön määrittelemin edellytyksin seuraavat rekisteröidyn oikeudet:

• Oikeus saada pääsy henkilötietoihinsa (tarkastusoikeus)
• Oikeus tietojensa oikaisemiseen
• Oikeus tietojen poistamiseen
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
• Vastustamisoikeus
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
• Oikeus peruuttaa antamansa suostumus – suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen

Oikeuksien käyttämiseen liittyvät pyynnöt voi toimittaa MAS:n jäsenrekisterivastaavalle osoitteeseen rahastonhoitaja@mas.fi.

Lisäksi jäsenellä on oikeus valittaa tietosuojaviranomaiselle MAS:n henkilötietojen käsittelystä (www.tietosuoja.fi).